УЧЕТ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО СНАБЖЕНИЯ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

С. ЩЕТКИН
ЗАО «Агентство «Русспромоценка»

Действующая система бюджетного учета предполагает ведение учета в рамках специализированного программного обеспечения. Это объясняется сложным Планом счетов и необходимостью точной реализации требований Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.06 г. № 25н.

Мы продолжаем цикл статей о программе «Турбо Бухгалтер» 6.9 Конфигурация «Бюджет-25н». В данной статье рассмотрены основные возможности подсистемы по учету операций централизованного снабжения в бюджетных учреждениях.

Требования к автоматизированному учету операций по централизованному снабжению

В конфигурации «Бюджет-25н» реализован 26-разрядный План счетов. По своей структуре и последовательности выбора разрядов счета полностью соответствуют требованиям Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.06 г. № 25н (далее - Инструкция). Коды бюджетной классификации (КБК) для каждого бюджетного учреждения индивидуальны, поэтому в программе предусмотрена возможность формировать индивидуальный рабочий план счетов. Для этих целей имеется экранная форма «Конструктор счетов», при помощи которой можно добавлять как отдельные счета, так и группы счетов. При этом формирование рабочего плана счетов осуществляется в строгом соответствии со структурой, установленной в приложении 4 к Инструкции, т.е. с ограничениями по типу КБК, включенных в счет, и видам деятельности.

Порядок учета операций по централизованному снабжению материальными ценностями учреждений, состоящих на бюджете, изложен в разделе «О порядке учета операций по централизованному снабжению материальными ценностями» (часть IV Инструкции). При централизованном снабжении расчеты с поставщиками осуществляются вышестоящим учреждением (заказчиком), а получение материальных ценностей - учреждением (грузополучателем). Прием и передача материальных ценностей в порядке централизованного снабжения осуществляются с применением извещения (ф. 0504805), которое оформляется вышестоящим учреждением (заказчиком) в двух экземплярах и направляется учреждению (грузополучателю).

В соответствии с Инструкцией операции по централизованному снабжению учитываются на счете 304.04.000 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств». Согласно приложению 4 к Инструкции у счета 304.04.000 в части расходов бюджетов для первых 17 разрядов используется функциональная классификация расходов бюджета (ФКР). В связи с тем что в качестве 24-26 разрядов счета используются коды экономической классификации расходов (КОСГУ: 200, 300, 500, 800), счет 304.04.000 содержит полную информацию о расходах бюджетов.

Типовые операции по счету ФКР.0.304.04.000 в бюджетном учреждении (грузополучатель) приведены в таблице.

Автоматизация операций по централизованному снабжению

В программе учет операций можно вести двумя способами: «от документа» или ввод проводок в журнал хозяйственных операций.

Учет операций по централизованному снабжению в конфигурации «Бюджет-25н» реализован в виде автоматизированного участка бухгалтерии «Централизованное снабжение», который позволяет:
- формировать, распечатывать и проводить по учету поступившие и выписанные извещения (ф. 0504805);
- формировать и распечатывать в учреждении (грузополучателе) «Книгу учета материальных ценностей, поступивших в порядке централизованного снабжения», а в вышестоящем учреждении (заказчике) «Книгу, учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке» (ф. 0511815);
- осуществлять контроль за подтверждением извещений и автоматически формировать письма для истребования подтверждений.

Для удобства работы с подсистемой «Централизованное снабжение» предусмотрен программный бланк, который выполнен в виде экранной формы с кнопками, обеспечивающими доступ ко всем электронным документам, в том числе:
- поступившие извещения:
- книга учета поступивших извещений;
- сводный реестр поступивших (входящих) извещений;
- выписанные извещения;
- сводный реестр выписанных извещений;
- реестр неподтвержденных извещений;
- подтверждение исходящих извещений.

Электронные документы, включенные в подсистему, обеспечивают решение следующих задач:
- «Поступившие извещения» - документ, предназначенный для отражения в бюджетном учете поступивших извещений. Бланк имеет возможность предварительной настройки полей для их автоматического заполнения при формировании нового извещения в соответствии с информацией, указанной в настройках формы;
- «Книга учета поступивших извещений» - вспомогательный бланк, который используется при получении сводной информации о материальных ценностях, поступивших в централизованном порядке. В этом бланке можно получить выборочную информацию по извещениям, полученным от одного или нескольких учреждений-грузоотправителей;
- «Сводный реестр входящих извещений» - бланк, который также является вспомогательным и предназначен для обобщения информации по извещениям одного учреждения-грузоотправителя за определенный период. В бланке можно задать отбор извещений по конкретным кодам ФКР и КОСГУ;
- «Выписанные извещения» - бланк, на основе которого формируется извещение (ф. 0504805), направляемое учреждению-грузополучателю. При необходимости можно формировать дополнительное извещение для вышестоящих распорядителей, участвующих в расчетах. В бланке предусмотрено отражение в учете операций по отгруженным (переданным) материальным ценностям, а также поле для контроля за поступлением второго экземпляра выписанного извещения;
- «Книга учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке» (ф. 0504055) - документ, применяемый для автоматического формирования установленного регистра учета и позволяющий проводить анализ стоимости материальных ценностей, отгруженных (переданных) в порядке централизованного снабжения (безвозмездной передачи). В бланке также предусмотрен контроль за поступлением вторых экземпляров извещений;
- «Сводный реестр исходящих извещений» - вспомогательный бланк, предназначенный для обобщения информации по извещениям одного учреждения-грузополучателя за определенный период. При помощи этого бланка можно отобрать извещения по конкретным кодам ФКР и КОСГУ;
- «Сводный реестр неподтвержденных извещений» - вспомогательный бланк, который обеспечивает вывод информации для учреждения, производившего централизованную оплату материальных ценностей или передачу активов. В данном бланке выводится список неподтвержденных извещений. При этом реализовано автоматическое формирование писем для учреждений, не представивших подтверждения. Оформление писем может происходить с помощью заранее подготовленных шаблонов.

Бланки подсистемы «Централизованное снабжение» можно использовать во всех случаях, где применяется извещение (ф. 0504805) и соответственно счет ФКР.0.304.04.000, в том числе при отражении в учете сумм задолженности при служебных перемещениях военнослужащих. Необходимость использования бланков подсистемы «Централизованное снабжение» определяется в зависимости от документооборота учреждения.

Как видно из перечня вспомогательных бланков, формуемых для целей централизованного снабжения, программа позволяет решать не только главную задачу - отражение в учете операций на счете ФКР.0.304.04.000, но и обеспечивает контроль за движением документов.

Программа «Турбо Бухгалтер» 6.9 Конфигурация «Бюджет-25н», в которую входит описанная подсистема, обеспечивает получение регистров синтетического и аналитического учета, предусмотренных Инструкцией. Формируемые регистры учета представляют собой отчет о выборке данных, сформированный из базы данных по определенным правилам. Такая технология работы освобождает бухгалтера от многократной разноски одного документа по различным регистрам учета. Все регистры учета имеют настроечные таблицы, доступные для внесения собственных данных об особенностях учета.

В программе также имеются внутренние отчеты, которые обеспечивают получение информации о состоянии расчетов на счете ФКР.0.304.04.000, в том числе с детализацией по заданным получателям и распорядителям бюджетных средств, кодам бюджетной классификации и другим аналитическим справочникам, имеющимся в стандартной поставке либо добавленным пользователями программы. Генератор внутренних отчетов программы «Турбо Бухгалтер» позволяет пользователю получать практически любые отчеты в разрезе выбранной аналитики, группировать отчеты по одинаковым признакам, разбивать их на таблицы, столбцы, строки, строить графики, а также переходить к конкретной проводке через уточняющие отчеты.

Таким образом, в результате автоматизации операций централизованного снабжения сокращается объем рутинной ручной работы и тем самым высвобождается рабочее время для анализа совершенных операций, предоставляется возможность оперативно получать отчетные регистры и информацию о состоянии расчетов по централизованному снабжению.

Финансовая газета №3, 18 января 2007 г., Региональный выпуск