Система, в первую очередь, предназначена для средних, маленьких компаний и частных лиц, однако возможно его использование и в крупных компаниях и их подразделениях. Используется всеми сотрудниками организации: руководителями, начальниками отделов, сотрудниками и секретарями.
Система не зависит от предметной области компании или подразделения, в котором оно используется.
Имеет возможность масштабирования от одного рабочего места «Секретаря» небольшой организации до ведения комплексного электронного документооборота холдинговой компании (с распределённой структурой филиалов).
Эффективно может функционировать в Муниципальных органах власти (с распроданной структурой департаментов, комитетов, подведомственных организации).
Адаптируемость к любым видам бизнеса и к любой предметной специфике компании.
Функциональные особенности программы
Во всех компаниях и их подразделениях, в той или иной форме, выполняются задачи планирования и контроля деятельности сотрудников, обеспечиваются каналы взаимодействия между сотрудниками, между компанией и ее контрагентами. Желание повысить эффективность этих процессов, избавиться от планирования и отчетов «на бумажках», практически всегда связано с автоматизацией и выбором соответствующей системы. Имеющиеся на данный момент системы управления документооборотом зачастую сложны и требуют для своей адаптации в рамках конкретной компании существенных финансовых и временных затрат, а зачастую созданы для некоторой определенной области деятельности и не предполагают применения в компаниях с другими видами бизнес-процессов. Поэтому при создании решения «Турбо 9 СЭД» мы ориентировались на следующие моменты (Функциональные возможности программы):
1. Регистрация документов
1.1 Входящие Документы
1.2 Исходящие Документы
1.3 Внутренние Документы
1.4 Поручения
2. Личный кабинет сотрудника
2.1 Поступившие
2.2 На исполнении
2.3 Выполненные
2.4 Списанные в Дело
3. Параметрические Отчеты
3.1 Журналы регистраций
3.2 Аналитические отчеты по СЭД
3.3. Список дел
Формат представления данных может быть как табличный, так и графический. В системе предусмотрены графики различных типов: линейные графики, гистограммы, круговые диаграммы и т.д. Показатели эффективности работы сотрудников могут быть представлены в форме иерархического отчета, в котором сотрудники группируются по иерархии должностей или же по иерархии подразделений и отделов организации. Отчет «Список дел» предназначен для ведения периодических планов задач по сотрудникам. Каждый сотрудник указывает список задач, над которыми он собирается работать в рамках планового периода и время, которое он планирует потратить на каждую из задач.
4. Хранение внешних документов в «Файловое хранилище » или в базе данных.
Файловый хранилище – система позволяет организовать файловое хранилище любых внешних файлов (MS Office, PDF, JPG, CDR и т.д.), ассоциируя файлы с различными объектами системы. Хранилище может быть организовано как внешнее (файлы хранятся вне базы данных) или как внутреннее (файлы хранятся в базе данных). С помощью гибкой системы прав доступа поддерживаются регламенты работы с файлами, конфиденциальность данных. Посредством комбинирования функциональности документов системы, внешних документов, механизмов контроля версий может быть организована база знаний любого профиля.
5. Оповещение сотрудников об изменениях документов по E-mail, активные напоминания.
Сервис напоминаний – внутренних сообщений системы – предназначен для напоминаний, отправляемых между сотрудниками, возможны напоминания, автоматически генерируемые планировщиком системы в зависимости от различных событий. Кроме внутренних напоминаний используются сообщения, отправляемые на e-mail сотрудника. Получивший напоминание сотрудник может «отложить» напоминание на некоторое время или сразу перейти к объекту системы, с которым это напоминание связано.
6. Регламентация доступа к документам и к изменениям состояний документов.
Механизм состояний предназначен для разграничения ответственности за документы и прав доступа к ним в различные моменты времени. Также с помощью данного механизма можно получить дополнительные показатели (время выполнения тех или иных действий над документом или группой документов и т.д.).
7. Ведение электронного архива документов.
В систем ведется электронная регистрация и распределения всех документов по папкам «Делам», по полной аналогии с ведением бумажного архива, но с использованием всех средств электронного поиска, реквизитного поиска необходимой архивной информации. Доступ к файлам архива (возможности прикрепления, чтения, редактирования и удаления) регламентируется правами пользователя в зависимости от различных условий: например, для подавляющего большинства пользователей заблокирована возможность изменять файлы по закрытым задачам, с некоторыми типами файлов может работать только очень узкий круг пользователей и т.д.
8. Ведение НСИ (нормативно справочной информации)
8.1 Состояния документов
8.2 Правило переходов состояний
8.3 Важность
8.4 Категория
8.5 Вид доставки
Ведению НСИ в системе уделено большее внимание. Информация НСИ разделена на множество справочников в зависимости от функциональной роли из в систем документооборота. Все справочники интегрированы между собой и составляют единую систему хранения, ведения и контроля за НСИ организации. Все справочники имеют разветвленную систему доступа к ведению информации ее корректировке. Все изменения НСИ в программе логируются с фиксацией информации о методе имения, пользователе и значении конкретных полей, которые были изменены.
9. Связь между делами (Структурные диаграммы, с поддержкой ссылочной целостности данных)
Каждое дело может быть самостоятельным объектом, не связанным с другими объектами системы, а может являться составной частью проекта. Под проектом понимается иерархически упорядоченная совокупность задач. При этом считается, что задача зависит от всех своих подзадач и не может быть завершена, пока не завершены все ее подзадачи.
Система имеет интуитивно понятный интерфейс, облегчающий взаимодействие с системой, гибкая система прав доступа, позволяющая учесть широкий перечень требований к конфиденциальности данных. Элементы иерархической панели, расположенной в левой части окна, предназначены для создания новых документов, вызова реестров существующих документов, построения аналитических отчетов и графиков, вызова справочников. Во время работы с любым объектом системы (документом, реестром, отчетом и т.д.) иерархическую панель можно свернуть, увеличив, таким образом, рабочее пространство. Помимо иерархической панели, в системе существует альтернативный интерфейс – кнопочная панель с аналогичными функциями. С
Система поддерживает передачу документов между ответственными лицами по предопределенным маршрутам согласования и утверждения. На сложность маршрутов и их количество не накладывается никаких ограничений. Доступ к документу (видимость документа, видимость и возможность редактировать его поля) определяется текущим состоянием документа, правами пользователя и прочими гибко настраиваемыми правилами системы.
Турбо9 СЭД Web включает сервер Турбо9 СЭД Макс32 и веб-клиент Турбо9 СЭД Web позволяет использовать все преимущества Турбо9 на планшетах и телефонах, организовать удаленный доступ на плохих телефонных линиях, получить мобильный CRM модуль и создать helpdesk (техническую поддержку для пользователей).
Веб-клиент к Турбо9 СЭД позволяет работать со всеми пользовательскими функциями системы документооборота, а также имеет различные возможности по расширению функционала:
· Интеграция с корпоративным сайтом организации
· Создание интернет-магазин организации
· Организация поддержки пользователей и продаж
· Организация доступа в «Личный кабинет пользователя (Сотрудника)»
· Организация доступа в «Личный кабинет клиента»
При этом вся настройка дополнительной функциональности происходит посредством программы Турбо9, а веб сервер сам интерпретирует настройки программы для работы через любой браузер.
Возможно доработка Веб клиента системы для работы с решениями заказчика.
Чтобы начать пользоваться базовой функциональностью решения, достаточно заполнить наименование организации. Если же возникнет необходимость добавления какой-либо дополнительной функциональности то возможности платформы Турбо9 (инструменты настройки документов, конструктор отчетов и прочие) существенно облегчат этот процесс.
Возможность интеграции с существующими в компании ERP-системами возможна на уровне СУБД (платформа работает с широким перечнем СУБД), COM-технологий или организация файлового обмена данными.
Возможна интеграция с другими решениями на базе Турбо9
· Турбо9 Контроль
· Турбо9 ТиС (Торговля и склад)
· Турбо9 Бухгалтерия
· Турбо9 Кадры
· Турбо9 Зарплата
· Турбо9 Упрощенка
