По вопросам приобретения программы обращайтесь к ООО "БИТАКС"

«Управление задачами - БИТАКС» - решение для автоматизации управления задачами и проектами и обеспечения эффективного взаимодействия сотрудников. Решение построено на базе современной программной платформы «Турбо 9».

Решение, в первую очередь, предназначено для средних, маленьких компаний и частных лиц, однако возможно его использование и в крупных компаниях и их подразделениях. Решение не зависит от предметной области компании или подразделения, в котором оно используется.

Во всех компаниях и их подразделениях, в той или иной форме, выполняются задачи планирования и контроля деятельности сотрудников, обеспечиваются каналы взаимодействия между сотрудниками, между компанией и ее контрагентами. Желание повысить эффективность этих процессов, избавиться от планирования и отчетов «на бумажках», практически всегда связано с автоматизацией и выбором соответствующей системы. Имеющиеся на данный момент системы документооборота, управления задачами и проектами зачастую сложны и требуют для своей адаптации в рамках конкретной компании существенных финансовых и временных затрат, а зачастую созданы для некоторой определенной области деятельности и не предполагают применения в компаниях с другими видами бизнес-процессов. При создании решения «Управление задачами - БИТАКС» мы ориентировались на следующие моменты:

·         Адаптируемость к любым видам бизнеса и к любой предметной специфике компании: решение может использоваться в компаниях занимающихся различными видами производства, оказанием любых видов услуг, а также для решения широкого спектра частных задач, например:

• учет заданий и планирование деятельности IT-службы компании (собственной или внешней),
• автоматизация проектной деятельности отдела развития, конструкторской службы,
• учет и планирование взаимоотношений с клиентами в отделе продаж и т.д.

• Функциональность, поддерживающая сотрудников любого уровня (от директоров и руководителей до исполнителей) на всех этапах от момента создания задачи или проекта, до момента завершения, позволяющая в любой момент времени получить необходимую информацию о «состоянии дел»;
• Интуитивно понятный интерфейс, облегчающий взаимодействие с системой, гибкая система прав доступа, позволяющая учесть широкий перечень требований к конфиденциальности данных.

Варианты использования решения «Управление задачами - БИТАКС»:

В зависимости от потребностей, актуальных для компании или ряда ее подразделений, функциональность решения может использоваться в различных комбинациях:

• Файловое хранилище, организация базы знаний – система позволяет организовать файловое хранилище любых внешних файлов (MS Office, PDF, JPG, CDR и т.д.), ассоциируя файлы с различными объектами системы. Хранилище может быть организовано как внешнее (файлы хранятся вне базы данных) или как внутреннее (файлы хранятся в базе данных). С помощью гибкой системы прав доступа поддерживаются регламенты работы с файлами, конфиденциальность данных. Посредством комбинирования функциональности документов системы, внешних документов, механизмов контроля версий может быть организована база знаний любого профиля.
• Автоматизация функций документооборота – система поддерживает передачу документов между ответственными лицами по предопределенным маршрутам согласования и утверждения. На сложность маршрутов и их количество не накладывается никаких ограничений. Доступ к документу (видимость документа, видимость и возможность редактировать его поля) определяется текущим состоянием документа, правами пользователя и прочими гибко настраиваемыми правилами системы.
• Управление задачами – работа с единичными задачами или поручениями, которые не имеет смысла объединять в группы. Поддерживается работа с задачами от их постановки до проверки и закрытия, отчетность по исполнению задач в различных разрезах.
• Управление проектами – ведение проектов любой сложности, поддержка сотрудников на различных этапах проектов (от планирования до завершения) с помощью различных механизмов (от напоминаний до шаблонов проектов). Количество одновременно ведущихся проектов не ограничено.
• CRM-система (самостоятельно или интегрировано с другой ERP-системой компании) – ведение базы контрагентов и контактных лиц, напоминания о событиях, связанных с контрагентами, планирование и отчеты о контактах с клиентами, организация базы знаний по контрагентам.
• Система мониторинга показателей эффективности – расчет, хранение и соотнесение различных показателей, характеризующих эффективность деятельности отдельных сотрудников и подразделений, функционирования бизнес-процессов или компании в целом.
• Комплексная система управления компанией – помимо перечисленных выше функций: планирование и фактический учет движения денежных средств в различных разрезах, кадровый учет, начисление и выплата заработной платы сотрудникам, количественный и стоимостной учет ТМЦ.

Основные функции системы:

·         Создание задач и проектов, объединение и разделение на «части» существующих проектов;

·         Предусмотрены различные типы задач - дела, заметки, контакты, рассылки, события, инструкции, F.A.Q. и определены правила работы с ними;

·         Для каждого типа задач регламентируются процедуры утверждения, проверки и закрытия;

• Гибкий механизм организации проектов: иерархия задач проекта и учет межпроектных зависимостей (задача одного проекта зависит от задачи другого проекта или от задачи другого узла данного проекта) позволяют планировать и вести в системе проекты любой сложности. Понятие проекта и связанной с ним функциональности позволяет рассматривать в качестве проекта любые, как внутренние, так и внешние бизнес-процессы компании.

·         Управление категорированием задач – ввод новых категорий задач для имеющихся типов, вывод «устаревших» категорий из употребления;

·         Хранение структуры компании – подразделения, сотрудники, кадровая информация (иерархия должностей, категории сотрудников, режимы работы, данные для начисления зарплаты);

·         Хранение данных о контрагентах и контактных лицах компании: статусы и категории контрагентов, контактная информация и прочее;

·         Планирование и ежедневный учет фактических трудозатрат по задачам в разрезе сотрудников (инициаторов, исполнителей, со-исполнителей, проверяющих);

·         Контроль текущих задач и проектов сотрудников, управление сроками и приоритетами;

·         Ведение истории изменения сроков в разрезе причин и центров ответственности;

·         План-факт анализ в различных разрезах (контрагенты, проекты, задачи, сотрудники, категории, состояния) по открытым (исполняющимся) и закрытым задачам и проектам;

·         Механизм «уточнения» показателей, позволяющий строить уточняющие отчеты по любым показателям, «проваливаясь» от интегральных показателей до уровня документа;

·         Графические (гистограммы, графики, круговые диаграммы и т.д.) и иерархические отчеты;

·         Ведение периодических планов по сотрудникам, план-факт анализ в разрезе периодических планов;

·         Ведение шаблонов задач и проектов предназначенных как для автоматизации последовательностей однотипных операций, так и для хранения и передачи «хороших практик», фиксирующих оптимальный набор задач и сопутствующих им данных в рамках заданного контекста;

·         Обмен мгновенными и e-mail сообщениями между пользователями, ведение обсуждений по объектам системы (задачам, контрагентам и т.д.);

·         Прикрепление файлов к объектам системы (задачам, контрагентам и т.д.), возможность хранения файлов как вне, так внутри базы;

·         Гибкая параметрическая система прав доступа.

·         Возможность получения информации о хозяйственной деятельности территориально удаленных подразделений.

• Наличие гибкого механизма настроек, позволяющего в короткие сроки настроить особенности бизнеса конкретной компании, автоматизировать новый бизнес-процесс, возможность дальнейшего развития системы без остановки и замены действующих участков.
• Мощные средства для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, предусмотренные платформой: многомерная аналитика, встроенный генератор отчетов, работающий по принципам OLAP. Количество аналитических признаков (субконто) практически не ограничено.
• Высокая производительность платформы при большом количестве одновременно работающих пользователей.

·         Возможность интеграции с существующими в компании ERP-системами: возможна интеграция на уровне СУБД (платформа работает с широким перечнем СУБД), COM-технологий или организация файлового обмена данными.

Результаты, достигаемые с помощью решения:

Результаты с точки зрения директора:

• Набор аналитических отчетов позволяет директору видеть состояние дел по компании в целом, избавляет его от необходимости выяснять детали по каждому проекту, подолгу беседуя с их руководителями. Имея контекстно-детализированную информацию, директор может целенаправленно вмешаться в любой проект на любом уровне и этапе его исполнения. А это означает прекращение пребывания в состоянии постоянного аврала: вместо устранения последствий происходит постоянное управление рисками, направленное на устранение причин потенциальных проблем. Таким образом, у директора появляется и время, и необходимая информация для стратегического управления компанией.

Результаты с точки зрения руководителя подразделения:

• Инструменты системы позволяют руководителю контролировать работу своих сотрудников, используя понятную им систему показателей и правил. Описанные и зафиксированные требования к результату, механизм обсуждений и прочие средства коммуникации существенно повышают вероятность того, что руководитель получит тот результат, который он ожидает и получит его к требуемому сроку. Также возможна организация эффективной работы с территориально удаленными сотрудниками. Введенные в систему задачи и проекты и сопутствующая им информация позволяют руководителю, с одной стороны, при необходимости четко обосновать принятые им решения, а с другой – гибко реагировать на изменения внешней ситуации.

Результаты с точки зрения сотрудника:

• Рядовой сотрудник получает перечень задач, структурированный руководителем по важности и срокам. В результате чего его усилия сосредотачиваются именно на выполнении задач, а не на бесконечном выяснении приоритетов и уточнений заданий руководителя. Связь показателей эффективности работы сотрудника с его заработной платой позволяет повысить мотивацию сотрудника и согласовать его действия с целями проектов, в которых он участвует, а соответственно и с целями его отдела и компании в целом.

Уже сегодня Вы можете заказать бесплатную презентацию решения «РПК-БИТАКС» у вас в офисе в удобное для Вас время! Звоните нам, мы всегда рады ответить на Ваши вопросы.

ООО «БИТАКС»,

Телефон: +7 (499) 256-05-16, e-mail: info@bitacs.ru, сайт: www.bitacs.ru