ООО «Капитал Программ»

Подсистема «Выполнение регламентов»

подсистема автоматизации на платформе Турбо9

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Однако принятие регламента – это только первый этап его использования в организации. Следующим этапом использования регламентов является система автоматизации, поддерживающая выполнение регламентов в организации или учреждении.

Основное преимущество разработанной системы «Выполнение регламентов» является тесная связь механизмов документооборота с вычислительными возможностями платформы Турбо9. Традиционные системы документооборота позволяют автоматизировать документооборот внутри организации, но проведение вычислений по представленной в документах информации им недоступно.

Основные функции подсистемы:

§  загрузка списка процедур в регламент с нормативной длительностью каждой процедуры и типами документов, которые должны быть созданы и/или прикреплены при выполнении процедуры;

§  формирование и загрузка регламентов выполнения работ;

§  автоматизированная поддержка выполнения регламента путем передачи управления процессом и документов сотруднику, ответственному за выполнение очередной процедуры; 

§  контроль за ходом выполнения работ путем контроля типов прикрепленных документов;

§  ведение полного списка прикрепленных документов при выполнении регламента;

§  формирование документов Турбо9 непосредственно из выполняемой процедуры с возможностью проведения вычислений в сформированных документах;

§  контроль сроков выполнения работ, в том числе с индикативной оценкой планируемых сроков выполнения работ;

§  контроль за производительностью сотрудников при выполнении работ по регламентам;

§  отчеты по ходу выполнения регламентов, типам прикрепленных/созданных документов, ориентировочным срокам окончания работ по каждому из выполняемых регламентов.

Основное отличие подсистемы «Выполнение регламентов» от подсистемы «Согласование документов» состоит в том, что при согласовании документов первоначально загружаются один или несколько документов, затем они направляются на согласование. В системе «Выполнение регламентов» к каждому шагу (процедуре) на этапе загрузки регламента прикрепляются/формируются документы определенных типов, которые должны быть выполнены (и загружены в подсистему) на этом шаге - это так называемые обязательные документы. Если хотя бы одного документа не хватает – программа не позволяет осуществить переход к следующей процедуре. При выполнении каждой процедуры при необходимости могут быть прикреплены/сформированы необязательные (дополнительные) документы, которые выполняющий процедуру сотрудник счел необходимым загрузить в систему.